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16 Secrets d'un exercice de gestion de crise

La gestion efficace d'une crise est essentielle pour assurer la résilience et la continuité des activités d'une organisation. Pour ce faire, des exercices de simulation et de table jouent un rôle fondamental dans la validation des plans et des procédures de gestion de crise.


Dans cet article, nous explorerons les étapes clés pour concevoir et réaliser un exercice de gestion de crise réussi. Que ce soit une simulation immersive ou une discussion structurée, la préparation minutieuse, la sélection adéquate des participants et la création d'un scénario réaliste sont autant d'éléments clés pour assurer le succès de l'exercice.


L'objectif ultime est de permettre à l'organisation de mieux faire face aux crises futures en améliorant sa réactivité et sa coordination dans des situations critiques.

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16 Secrets d'un exercice de gestion de crise

1.Choisissez le type et le thème de votre exercice : Le type et le thème de votre exercice doivent être choisis en fonction de l'objectif que vous souhaitez atteindre. L'exercice de table est une discussion structurée visant à valider les plans et les procédures élaborés pour gérer une crise, alors que la simulation offre une expérience immersive d'une situation de crise fictive aux participants.


2.Définissez la durée et le moment auquel vous voulez réaliser votre exercice : un jour de semaine, un soir, un jour férié, en pleine nuit, en pleine période estivale, etc. La durée et le moment de votre exercice doivent être définis en fonction des contraintes de votre organisation et de vos participants. Il est important de choisir un moment où les participants peuvent se concentrer sur l'exercice sans perturber les activités normales de l'organisation.


3.Constituez un comité de préparation composé d'experts pour concevoir un scénario réaliste. Le comité de préparation doit être composé d'experts ayant une connaissance approfondie de votre organisation et de la crise que vous souhaitez simuler. Ils doivent travailler ensemble pour concevoir un scénario réaliste et pertinent.


4.Assurez-vous que tous les participants sont formés et informés sur les procédures à suivre en cas de crise. Afin de garantir une réponse adéquate et coordonnée lors d'une crise, il est crucial que chaque acteur clé comprenne son rôle et ses responsabilités, le fonctionnement des cellules de crise décisionnelle et opérationnelle, ainsi que les outils élaborés pour gérer une crise.


5.Planifiez la date de l'exercice. La date de l'exercice doit être planifiée en fonction des contraintes de votre organisation et de vos participants, en prenant en compte les événements externes qui pourraient perturber l'exercice.


6.Définissez clairement le périmètre et assurez-vous que votre exercice n'impactera pas le quotidien. Le périmètre de l'exercice doit être clairement défini pour éviter tout impact négatif sur les activités normales de l'organisation. Une fois le périmètre défini, vous pourrez identifier les participants à l'exercice.


7.Identifiez les participants à l'exercice (membres de la cellule de crise décisionnelle, opérationnelle, les partenaires, observateurs, etc.). Les participants à l'exercice doivent être sélectionnés en fonction de leur rôle dans la gestion de crise. Cela peut inclure les membres des cellules de crise décisionnelle et opérationnelle, ainsi que des partenaires externes, parmi d'autres. Les observateurs jouent un rôle crucial, car ils suivent le déroulement de l'exercice, identifient les domaines d'amélioration et apportent des retours constructifs après l'exercice. Les observateurs peuvent être des membres de l'organisation non directement impliqués dans la réponse à la crise, ou bien des experts externes en gestion de crise.


8.Déterminez les objectifs de l'exercice.Les objectifs de l'exercice doivent être déterminés en fonction des résultats attendus et des domaines à tester. Ils doivent être clairement communiqués à tous les participants.


9.Définissez votre scénario d'exercice en tenant compte de la maturité de votre organisation. Le scénario d'exercice doit être défini en tenant compte de la maturité de votre organisation et des risques réels auxquels elle est confrontée. Il doit être réaliste et pertinent.


10.Construisez de fausses pièces pour rendre le scénario de crise le plus réaliste en faisant appel aux experts du domaine (liste des applications essentielles, fiches techniques, coupures de presse, faux courriels, extraits de médias sociaux, etc.). Les fausses pièces doivent être construites pour rendre le scénario de crise le plus réaliste possible. Les experts du domaine peuvent aider à créer des documents tels que des listes d'applications essentielles, des fiches techniques, des coupures de presse, des faux courriels, des extraits de médias sociaux, etc.


11.Introduisez des stimuli pour rythmer votre exercice (appel téléphonique d'un journaliste, une prise d'otage, un faux spécialiste TI, réaction d'un partenaire, etc.). Les stimuli doivent être introduits pour rythmer l'exercice et simuler les réactions réelles. Des collaborateurs peuvent jouer des rôles pour augmenter le réalisme de l'exercice.


12.Produisez votre chronogramme qui présentera toute la chronologie de votre exercice. Un chronogramme détaillé est essentiel pour assurer le bon déroulement de l'exercice de gestion de crise. Il permettra à l'animateur de l'exercice de suivre la progression temporelle des événements, de s'assurer que chaque étape est respectée et de prévoir les différentes actions à entreprendre aux moments clés.


13.Prévoyez la logistique de l'exercice : la préparation de la salle, les déplacements, les repas, etc. La logistique de l'exercice doit être prévue pour garantir un déroulement efficace de l'exercice.


14.Répétez avec le comité de préparation pour vous assurer que tout est en place. Pour garantir que tout est prêt et s'enchaîne harmonieusement, une séance de répétition avec le comité de préparation doit être organisée. Elle permet de s'assurer que tous les éléments sont en place et que les transitions se déroulent sans problème.


15.Préparez les documents qui vous permettront de réaliser un retour d'expérience. Pour faciliter l'analyse de l'exercice et la mise en place de mesures d'amélioration, vous pouvez préparer à l’avance les questions qui vous permettront de réaliser votre retour d’expérience.


16.Gagnez en rapidité en préparant certaines parties du bilan d'exercice. Afin de gagner du temps lors de la rédaction du bilan d'exercice, certaines parties peuvent être préremplies, telles que la liste des participants, le scénario de l'exercice, les objectifs et le chronogramme, présentés sous format Excel.


En conclusion :

La mise en place d'un exercice de gestion de crise est une étape cruciale pour toute organisation soucieuse de sa préparation face à l'incertitude. En suivant les points décrits dans cet article, de la planification minutieuse à la création d'un scénario réaliste, en passant par la sélection appropriée des participants et la gestion logistique, l'organisation peut s'assurer que ses équipes clés sont formées, informées et prêtes à faire face à toute situation critique.


Les exercices de simulation et de table permettent de tester les plans existants, d'identifier les lacunes et de renforcer la coordination entre les acteurs impliqués.

De plus, en préparant à l'avance les documents nécessaires pour le retour d'expérience, l'organisation pourra tirer pleinement parti des enseignements tirés de l'exercice et mettre en œuvre des améliorations pertinentes.


En investissant dans la préparation et la formation, les organisations peuvent se doter d'une solide capacité de résilience face aux crises, garantissant ainsi leur capacité à faire face aux défis futurs avec confiance et efficacité.


Article rédigé par Karine Maréchal-Richard

Experte en continuité des affaires et gestion de crise.

Consultante, formatrice et conférencière dans les domaines de la continuité des affaires et de la gestion de crise depuis 15 ans.


 


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